Onze muziekvereniging is verplicht om vertrouwelijk om te gaan met de persoonsgegevens van onze leden. Wij hechten daar vanzelfsprekend veel waarde aan.

 

Wettelijk zijn we dat ook verplicht op basis van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), die op 25 mei 2018 in werking is getreden. Op basis van deze verordening moeten wij zeer zorgvuldig om te gaan met de persoonlijke gegevens van onze leden.

 

In deze Privacy Policy willen we helder en transparant uitleggen hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze leden. Wij doen er alles aan om hun privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om verstrekte persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de hierboven al genoemde Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit betekent dat wij in ieder geval:

  • u vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor het gebruik van de door u verstrekte persoonsgegevens;
  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn hieronder beschreven;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Gebruik van uw gegevens voor onze ledenadministratie.

Wij vragen van u niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk is voor het voeren van onze ledenadministratie. Het gaat daarbij om gewone persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens, zoals uw BSN-nummer, religie, medische gegevens enz. die erg privacygevoelig zijn, hebben we niet nodig en worden daarom ook niet van u gevraagd c.q. vastgelegd.

Uw gegevens zijn opgenomen in een ledenbestand in Excel, dat wordt onderhouden door het secretariaat. Dit bestand wordt steeds actueel gehouden. Het ledenbestand wordt gebruikt voor:

  • het voeren van onze ledenadministratie
  • de communicatie met de leden
  • de inning enz. van de contributie

Hiervoor worden van de leden de volgende gegevens vastgelegd:

  • achternaam
  • tussenvoegsel
  • voornaam
  • voorletters
  • categorie lid (bestuur, spelend, opleiding, lid van verdienste enz.)
  • hoogste muzikale opleiding
  • welk instrument wordt bespeeld
  • datum ingang c.q. einde lidmaatschap
  • datum hoe lang muzikant (elders)
  • adres, postcode, woonplaats, gemeente
  • geboortedatum en –plaats
  • telefoonnummer(s)
  • e-mail adres
  • aantal jaren lidmaatschap tbv. bepaling jubilea.

De meeste van deze gegevens zijn ook opgeslagen in de (verplichte) online ledentool van de LBM (Limburgse Bond voor Muziekgezelschappen). Mutaties in deze ledentool worden door ons secretariaat gelijktijdig aangebracht met de mutaties in ons eigen ledenbestand. De ledentool is beveiligd en, naast de LBM, alleen toegankelijk voor ons secretariaat met behulp van een gebruikersnaam en een wachtwoord. De LBM maakt gebruik van de in de ledentool opgenomen gegevens om zicht te houden op het ledenbestand (b.v. voor concoursdeelname) en voor de berekening van de door ons te betalen contributies/bijdragen aan BUMA, KNMO en de LBM zelf. De LBM heeft met de aangesloten verenigingen een zgn. verwerkersovereenkomst afgesloten en een privacyverklaring afgegeven.

Verstrekking aan derden

Ten behoeve van de inning van de contributie is, gekoppeld aan onze bankrekening, een bestand aangemaakt voor de automatische incasso van de jaarlijkse contributie. Hierin zijn alleen die leden opgenomen, die hiervoor schriftelijk een machtiging aan de vereniging hebben afgegeven. In dit bestand zijn de bankrekeningnummers van de betreffende leden opgenomen. Het bestand wordt beheerd door onze penningmeester, staat online en is gekoppeld aan onze bankrekening.

Bewaartermijn

We bewaren de gegevens zo lang als nodig is voor het voeren van een volledige ledenadministratie, inclusief historie.

 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige gebruik:.

  • de bestuursleden zijn, voor zover zij kennis hebben genomen van persoonsgegevens, gehouden aan geheimhouding.
  • het secretariaat zorgt voor een wachtwoord op de toegang tot het ledenbestand en zorgt voor een back-up na elke mutatie. Het externe bestand (ledentool LBM) is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.

 

Datalek

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen zou het onverhoopt kunnen voorkomen dat gegevens uit onze ledenadministratie, door welke oorzaak dan ook, buiten onze vereniging terecht zijn gekomen. Heb je hiervan een vermoeden of een concrete aanwijzing, laat het dan weten aan ons secretariaat.

 

Rechten van de leden

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Klachten en vragen

Als u nog vragen of opmerkingen heeft of als u een klacht heeft over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, neem dan contact op met ons secretariaat.